Activitatea de selecţie se poate desfăşura cu succes doar atunci când recrutarea a avut ca efect atragerea unui număr suficient de mare de candidaţi, care să corespundă în cât mai mare măsură profilului cerut de post.
În activitatea de selecţie se identifică o serie de etape, pe care le vom prezenta sub forma schemei alaturate[1]
SOLICITĂRILE DE ANGAJARE
Cererile de angajare
C.V.-urile
Scrisorile de inţentie
SORTARE
TESTE DE SELECŢIE REFERINŢE
Abilităţi intelectuale
Aptitudini
Personalitate INTERVIURILE
Unu la unu
Doi la unu
DECIZIA DE ANGAJARE
Fiecare săgeată din schema prezentată mai sus semnifică existenţa unui proces de triere, de sortare a candidaţilor.
Prima etapă în selecţie este sortarea iniţială a candidaturilor. Toate candidaturile, fie ca au fost făcute personal, prin cererea de angajare, scrisoarea de intentie sau C.V., trebuie luate în consideraţie. Sortarea candidaturilor se face în funcţie de gradul de potrivire al candidaţilor cu cerinţele postului, astfel, avem: candidaturi clar potrivite, candidaturi posibile şi candidaturi nepotrivite.
Scrisoarea de intenţie (sau sacrisoarea de motivare) este scrisoarea introductivă, menită să atragă atenţia asupra candidatului. Ea anunţă candidatura, explică motivaţia ca răspuns la un anunţ sau sub forma candidaturii spontane şi solicită o întrevedere, un interviu.
Cererile de angajare, oferite în formă fixă de către organizaţie, au marele avantaj că oferă informaţii standardizate despre candidat şi se poate face o comparare mult mai echitabilă a candidaţilor. În unele organizaţii sunt formulate tipuri de cereri de angajare specifice fiecărui nivel ierarhic sau departament. Aspectele abordate de cererile de angajare trebuie să ofere informaţii de bază privind candidaţii şi să le ofere acestora posibilitatea să explice de ce se consideră cei mai potiviţi pentru postul respectiv. Ele sunt realizate sub forma unui chestionar şi, de aceea, pot fi introduse, pe langă aspectele de identificare şi întrebari care fac referire la motivaţia candidatului, la atitudinile şi valorile sale, la comportamente. Cererile de angajare formulate de angajat oferă informaţii privitoare la capacităţile de comunicare ale candidatului, la motivaţiile sale. Ele au avantajul că numai candidaţii înalt motivaţi pentru obţinerea postului respectiv reuşesc să elaboreze cereri bune, realizându-se o triere anticipată a candidaţilor în funcţie de gradul de implicare şi, deci, al motivaţiei. Din nefericire, acestea au şi dezavantaje, cele mai importante fiind situate la nivelul lipsei unor informaţii pe care specialiştii de personal le consideră relevante în luarea deciziei de angajare.
Curriculum Vitae (C.V.-ul) este o modalitate prin care candidatul se prezintă singur, în vederea ocupării postului oferit. De cele mai multe ori acestea conţin date standard: numele, adresa şi numărul de telefon; informaţii privitoare la vârsta, sex, stare civilă, educaţie, calificări, afilieri profesionale şi date personalizate: experienţa profesională, motivaţii şi puncte de interes personale. C.V.-urile oferă cele mai multe informaţii despre candidat şi în lipsa lor, activitatea de selecţie îşi pierde un instrument de bază. Elaborarea CV-urilor este un proces complex, datorită faptului că atât conţinutul cât şi modalitatea de prezentare joacă un rol foarte important în procesul de selecţie. Un CV prost elaborat nu oferă informaţia necesară specialistului de personal sau o face greu accesibilă.
Referinţele sunt acele informaţii despre candidat oferite de persoane cu care acesta a interacţionat. De obicei, ele confirmă sau oferă informaţii noi privitoare la datele oferite de candidat în C.V. şi/sau în cererea de angajare.
Interviul de selecţie este una dintre cele mai utilizate modalităti de selecţie, cu toate ca unii analişti îl consideră prea subiectiv; popularitatea sa derivă din uşurinţa cu care este utilizat, uitându-se că selecţia personalului este o activitate care trebuie realizată pe baze ştiinţifice; tehnicile de chestionare folosite afectează cantitatea şi calitatea informaţiilor obţinute. Interviul de selectie este o discuţie între candidat şi cel care realizează selecţia, pe baza căreia se adună informaţii despre candidaţi, de cele mai multe ori în completarea celor deja acumulate; interviurile trebuie să ducă în final la consturirea unui pachet de informaţii similar pentru toţi angajaţii, astfel încât să fie asigurată echitatea procesului de selecţie. În urma interviului, candidatul trebuie să deţină informaţii cât mai detaliate privitoare la activitatea în organizaţia respectivă (criteriile de performanţă, criteriile de remuneraţie, regulamentul de ordine interioară al organizaţiei, aspecte de legislaţie naţională şi internaţională privitoare la ocuparea postului, etc).
Pe de altă parte, interviul este modalitatea în care cel care desfăşoară selecţia îşi formează o imagine de ansamblu asupra profilului candidatului. De aceea, în faza premergătoare interviului, el trebuie să parcurgă toate informaţiile privitoare la candidat, acumulate până la momentul respectiv; cel care realizează interviul trebuie să îşi fixeze o serie de teme pe care să le abordeze pe parcursul interviului: structurarea interviului, altfel discuţia poate degenera de la subiect; intervievatorul trebuie să elaboreze un set de întrebări şi comentarii cruciale pe care să le adreseze candidatului; candidatul trebuie să beneficieze de posibilitatea de a se prezenta în totalitate şi în mod echitabil, dar intervievatorul nu trebuie să piardă nici un moment controlul situaţiei şi trebuie să fie conştient de propriile prejudecăţi şi nevoi. Intervievatorul trebuie să fie purtătorul unui set de aptitudini fără de care procesul de intervievare nu poate avea rezultatele scontate:
- abilitatea de a se pregati adecvat pentru interviu;
- abiliatea de a asculta şi de a observa informaţiile oferite de candidat în mod implicit;
- abilitaţi de chestionare – de a pune întrebarile potrivite la timpul potrivit;
- abilitatea de a a analiza imaginea candidatului formulată pe parcursul interviului;
- abilitatea de a rezuma şi de a comenta performanţele candidatului;
- abilitatea de a oferi candidatului informaţiile necesare fără a-l plictisi;
- capacitatea de a construi şi menţine o relaţie cu candidatul pe parcusul inerviului;
- abilitatea de a controla interviul cu tact, diplomaţie şi fermitate[2]
Întocmit,
Expert informare și promovare antreprenorială
Sidorencu Cătălina Adriana
[1] G.A.Col- “Personnel management : Theory and Practice”, London, 1991
[2]Catalina Bonciu, “Instrumente manageriale psihosociologice” ,ed.All Beck, buc.2007