Amenințarea din ce în ce mai mare a virusului COVID-19, cunoscut sub denumirea de coronavirus, afectează companiile și comunitățile de investitori din întreaga lume. Natura globală și interconectată a mediului de afaceri din ziua de astăzi prezintă un risc important de întrerupere a lanțurilor de aprovizionare globale, care poate produce pierderi importante de venituri și poate afecta negativ economia globală.
Impactul asupra economiei globale poate crește în funcție de amploarea răspândirii geografice a virusului. Dar pandemia a afectat deja negativ întreaga economie globală.
Pe măsură ce evenimentul evoluează, observăm cum companiile iau măsuri pentru siguranța angajaților și pentru atenuarea expunerii financiare și operaționale. De exemplu, la momentul publicării acestui articol, multe companii multinaționale au redus producția în fabrici sau au suspendat operațiunile în regiunile afectate, după impunerea restricțiilor de călătorie și a recomandărilor de distanțare socială și de telemuncă. Companiile și guvernele din întreaga lume monitorizează cu atenție situația.
Deși riscul cibernetic a apărut relativ recent ca element important în planificarea pentru reziliență, companiile au implementat de multă vreme diferite planuri de reziliență pentru continuarea afacerii, recuperare în caz de dezastru și gestionarea crizelor. Aceste planuri, eficiente pentru o gamă largă de întreruperi ale activității, se pot dovedi insuficiente în timpul unei crize globale precum cea provocată de coronavirus sau alte pandemii.
Mai mult, companiile au în general o motivație scăzută pentru a investi în capacități separate pentru gestionarea pandemiilor, deoarece acestea sunt evenimente cu probabilitate scăzută (ultima pandemie majoră, gripa H1N1 sau gripa porcină, a avut loc în 2009). Deși este probabil ca multe companii să-și fi actualizat planurile de reziliență ca răspuns la pandemia de H1N1, este important să observăm diferențele în mediul actual.
De exemplu, infractorii cibernetici pot fi mai înclinați să acționeze în cazul în care centrele de operațiuni de securitate sunt gestionate în mare măsură în regiunea afectată. Dată fiind gravitatea, posibilul impact asupra oamenilor și efectul de contagiune sporită pe care aceste evenimente le prezintă în ceea ce privește continuarea viabilității operațiunilor, companiile trebuie să analizeze implicațiile asupra propriilor afaceri și să dezvolte anexe specifice de gestionarea crizei pentru amenințările pandemice. Aceste anexe pot servi ca mecanisme critice prin care companiile își pot coordona răspunsul cu autoritățile federale, de stat și locale, în plus față de propriul cadru și propriile protocoale de răspuns în caz de incidente și de gestionarea crizei, pentru un răspuns eficace în eventualitatea unor astfel de evenimente.
Există diferențe importante între întreruperile activității cauzate de catastrofe naturale, de intervenția omului, de avarii tehnologice sau de defecte operaționale și cele cauzate de evenimente pandemice. Aceste diferențe constau în primul rând în larga răspândire, nivelul de gravitate și durata evenimentelor pandemice și impun organizațiilor să aibă o abordare care depășește strategiile tradiționale de planificare pentru reziliență. Companiile trebuie să introducă aspecte legate de planificarea în caz de pandemii în activitățile existente de management al rezilienței pentru a avea un răspuns cuprinzător și a asigura continuitatea produselor și serviciilor esențiale.
În plus, companiile trebuie să aibă în vedere crearea unor politici și proceduri specifice pentru cazurile de pandemie, dezvoltarea de capacități pentru comunicarea între angajați, organizarea telemuncii și a concediilor pentru situații personale/legate de familie, astfel încât întreruperile activității să fie reduse la minimum. Din cauza duratei acestora, impactul asupra personalului din regiunile care absorb volumul de muncă suplimentar trebuie avut în vedere ca element esențial, de la începutul pandemiei și timp de mai multe săptămâni după începerea acesteia, când resursele contractanților pot începe să aibă o contribuție importantă. Dimensiunea poate fi și ea variabilă, iar până în prezent aceasta a fost concentrată pe regiuni, cu un anumit impact global; până în ziua de astăzi, nu am fost martorii unei pandemii care să afecteze întreaga lume, deși această posibilitate nu poate fi ignorată.
Aplicarea unei abordări în care oamenii sunt pe primul loc
Prima și cea mai importantă prioritate a unei organizații în timpul unei pandemii trebuie să fie siguranța și bunăstarea angajaților săi. Angajații nu se pot concentra pe responsabilitățile lor profesionale dacă bunăstarea lor sau a familiilor lor este în pericol. În consecință, problema esențială de care trebuie să se ocupe companiile la începutul unei pandemii este dacă angajații lor sunt în siguranță, urmată de problema dacă aceștia sunt disponibili pentru a îndeplini funcții critice. Este important ca organizațiile să poată să monitorizeze situația, să ofere un loc de muncă sigur și să le acorde angajaților sprijinul necesar.
Exemple de sprijin acordat angajaților includ accesul la resurse interne și externe (de exemplu Organizația Mondială a Sănătății, SOS International, Centre Naționale de Supraveghere și Control al Bolilor), servicii (de exemplu îngrijire extinsă pentru copii/vârstnici, transport pentru ore târzii) și recunoașterea meritelor angajaților care preiau activitatea altor zone, comunicarea frecventă pentru a crește gradul de conștientizare și crearea unor servicii de îngrijire pentru angajați, unde este posibil, pentru a oferi îngrijiri angajaților bolnavi sau celor care îngrijesc membri ai familiei bolnavi.
Pentru a permite comunicarea rapidă în două sensuri și urmărirea angajaților, precum și pentru a disemina informații critice, companiile trebuie să valideze dacă există sisteme de notificare în caz de urgență implementate și să le testeze periodic. Se pot folosi și canale alternative de comunicare, precum mediile sociale, mai ales atunci când capacitatea rețelelor de comunicații este afectată. În plus, companiile trebuie să ofere instruiri pentru situațiile de pandemie angajaților, pentru a crește nivelul de pregătire al acestora și pentru a atenua orice îngrijorări.
Investiții în tehnologie și infrastructură pentru a permite telemunca și colaborarea virtuală
O pandemie impune angajaților să stea acasă pentru a limita expunerea și pentru a preveni sau pentru a încetini răspândirea bolii, ceea ce impune activarea capacităților de telemuncă. Spre deosebire de un eveniment meteorologic ocazional, care poate impune anumitor angajați să lucreze de la distanță, o pandemie poate duce la închiderea completă a întregii unități de producție dintr-o anumită zonă, obligând un număr mare de angajați să lucreze de la distanță pe o perioadă lungă de timp. Acest lucru, la rândul său, poate duce la un trafic mai intens pe rețelele de conectivitate de la distanță, conducând la probleme de capacitate și de supraîncărcare sau acces.
Companiile trebuie să investească în instrumente care să permită angajaților să lucreze de la distanță și să colaboreze virtual, să își evalueze lățimea de bandă actuală pentru a permite telemunca, să realizeze teste periodice ale rețelei în condiții de stres și să identifice soluții alternative pentru sarcinile esențiale care nu pot fi executate de acasă. Este important să observăm că, deși telemunca este o opțiune viabilă pentru industria de servicii, aceasta nu funcționează la fel de bine pentru sectoarele productive, ceea ce duce la afectarea critică a lanțurilor de aprovizionare cu produse.
Stabilirea procesului de aprobare a excepțiilor în cadrul gestionării crizelor
În cazul unei crize, există situații în care companiile trebuie să se abată de la politicile și procedurile standard pentru a satisface cel mai bine nevoile clienților și angajaților lor. De exemplu, o companie poate să nu ofere sprijin sau să aibă politici foarte stricte privind cheltuielile de deplasare pentru familie, orele suplimentare sau telemunca, utilizarea cardului companiei și altele în cursul obișnuit al activității; dar aceste excepții de la politici pot fi necesare și permisibile în timpul unei crize.
Companiile trebuie să includă anumite excepții critice în procesele existente de resurse umane, financiar, juridic, producție și afaceri și să comunice clar politicile, criteriile și procesele revizuite, pentru a permite aplicarea acestor excepții într-o manieră accelerată. Toate posibilele modificări la politicile existente trebuie analizate cu atenție de departamentele de managementul riscurilor, conformitate și juridic înainte de finalizare și trebuie să ia în considerare ce riscuri pot fi acceptate, precum și orice nuanțe juridice și jurisdicționale (de exemplu legislația privind orele suplimentare în diferite zone geografice).
10 pași de urmat pentru lideri
- Comunicați cu angajații pentru a spori nivelul de conștientizare, adoptați politici (de exemplu restricții de călătorie) și familiarizați angajații cu instrumentele și resursele disponibile
- Dacă strategiile existente de continuitate a afacerii și de recuperare în caz de dezastru nu includ deja sau nu au fost actualizate cu planuri în caz de pandemie, începeți rapid planificarea sau actualizarea strategiilor și acțiunilor în caz de pandemie
- Realizați evaluarea imediată a proceselor și funcțiilor care implică intervenții manuale intensive, precum și dependențele de furnizori esențiali de terță parte, în special în locațiile înalt vulnerabile și de impact, pentru a înțelege riscurile cheie, inclusiv riscul de cumulare a avariilor într-o singură zonă
- Analizați planul de comunicare în caz de criză și desemnați puncte unice de contact pentru a facilita colaborarea fără întreruperi cu autoritățile locale, naționale și globale, precum și cu alte părți interesate cheie, atât interne, cât și externe
- Identificați posibilele excepții de la politici și instituiți un proces de aprobare a excepțiilor în cursul managementului crizelor pentru gestionarea acestor excepții în mod accelerat, în fiecare jurisdicție
- Confirmați că angajații dispun de capacitățile necesare, inclusiv de acces la partițiile comune necesare, la documente și la alte instrumente esențiale, pentru realizarea sarcinilor esențiale de la distanță
- Analizați procedurile operaționale standard și manualele aplicabile și actualizați-le, după caz
- Monitorizați situația și transmiteți informări regulate liderilor cu privire la orice amenințări și probleme care pot să apară
- Rugați angajații să confirme și să actualizeze informațiile de contact (primare și secundare) în sistemele companiei, după caz
- Realizați o scurtă instruire a angajaților în caz de pandemie, pentru a crește nivelul de pregătire al angajaților și al organizației pentru un răspuns eficient
- www.ey.com>ro_ro>covid_19
- https://www.patriabank.ro/blog/inspiratie/micile-afaceri-criza-covid-strategii-testate-de-antreprenori
Întocmit,
Expert antreprenoriat
Niculai Mirela